Marketing nội dung đang trở thành chiến thuật ngày càng phổ biến trong các chiến lược marketing điện tử ở trong bất kỳ lĩnh vực nào. Các doanh nghiệp càng ngày càng nhận thức tầm quan trọng của việc tư duy và hành động như những nhà xuất bản bằng cách cung cấp cho người dùng với nội dung có chất lượng một cách thường xuyên.

Thường thì các dự án marketing nội dung có nhiều phần khác nhau cùng xuất hiện tại nhiều thời điểm khác nhau để tạo ra một chiến dịch chặt chẽ. Do đó, việc sử dụng lịch biên tập nội dung trở nên quan trọng trong việc quản trị quy trình marketing nội dung.

Quản lý lịch và mẫu lịch

Có nhiều cách để xây dựng và dàn xếp lịch biên tập nội dung. Tuy nhiên. lịch biên tập nội dung cần bao quát cái nhìn tổng thể theo năm, bên cạnh những kế hoạch nội dung theo tháng trong suốt cả năm đó, luôn luôn có sẵn 60 ngày đến 90 ngày phía trước. Ngoài ra, bạn cần chỉ định một người quản lỹ việc sửa chữa và bảo quản lịch để tránh sự nhần lẫn giữa các thành viên trong nhóm.

Lịch biên tập nội dung cần phải có sẵn cho tất cả các thành viên trong nhóm được xem, dù ở trong một tài liệu chia sẻ trực tuyến hay lưu đâu đó trong ổ chia sẻ ở công ty.

Lịch này được tạo ra và quản lý trong một bảng tính, có thể trình bày với nhiều hình dạng và kích cỡ khác nhau.

Đây là một bản lịch biên tập nội dung mẫu để bạn tham khảo: (Tạo bởi Vertical Measures)

Lịch này bao gồm các kế hoạch marketing nội dung cho cả năm một cách tổng quan và tạo thêm các bản tính riêng biệt để sử dụng cho từng tháng để có cái nhìn sâu hơn về từng dự án nội dung.

Lịch biên tập có những thành phần cụ thể nào? Hãy có cái nhìn sâu sát hơn để nắm được cách sử dụng cũng như bạn có thể tự tạo một mẫu lịch cho riêng mình.

Hiển thị năm

Khi phát triển lịch biên tập nội dung, điều quan trọng là nghĩ xa càng xa càng tốt. Hãy nhìn xem có những sự kiện và sự vụ gì sẽ xảy ra trong một năm tới mà có tác động đến các dự án nội dung trong tương lai. Một cách để thu thập ý tưởng cho cả một năm trong phần hiển thị năm trong lịch biên tập là tập hợp cả đội để động não về các sự kiện có thể giúp bạn tạo nội dung. Cố gắng kế hoạch cho cả 12 tháng trong năm để tránh những lúc bị tắc đột ngột. Hãy lưu ý những điểm sau khi động não cho năm tới:

• Các quý kinh doanh: Mục tiêu hàng quý của bạn là gì? Nguồn lực nào bạn sẽ có trong mỗi quý? Ngân sách marketing nội dung hàng quý? Có những thông tin này trong tay sẽ giúp người quản tý lịch có thể bám sát được mục tiêu, nguồn lực và ngân sách.
• Vòng đời bán hàng:  Công ty bạn có những vòng đời hoặc những xu hướng nhất định trong suốt 1 năm? Hãy bổ sung các thông tin liên quan đến vòng đời bán hàng có thể giúp những người tạo và biên tập nội dung trong các dự án của họ.
• Mùa: Mùa tự nhiên có tác động gì đến việc kinh doanh hay ngành của bạn có những mùa đặc trưng riêng cho ngành? Dữ liệu này có thể hữu ích khi tìm kiếm các ý tưởng nội dung.
• Kỳ nghỉ: Các kỳ nghỉ lớn của cả nước hoặc các kỳ nghỉ riêng trong ngành mà bạn có thể viết nội dung về chúng?Đặc biệt nắm chắc những ngày tháng thực tế để phát triển lịch trình xuất bản.
• Sự kiện: Bạn sẽ tham dự sự kiện nào của ngành? Hoặc sự kiện nào sẽ xảy ra gần bạn? Nội dung này rất quan trọng để kế hoạch hóa nội dung trước thời gian xảy ra sự kiện.
• Tung sản phẩm: Những sự kiện tung sản phẩm mới nào bạn nghĩ rằng khách hàng cần được biết? Một vài nội dung nên tập trung vào một số đợt tung sản phẩm mới nhất định trong suốt cả năm.
• Hạn chót: Những cái hạn chót mà đội của bạn phải đảm bảo trong các dự án hiện tại. Hạn chót cần được thiết lập chắc chắn để các dự án nội dung xung quanh chúng cũng được kế hoạch hóa.
• Mục tiêu công ty: Công ty bạn có mục tiêu cụ thể gì? Và bạn mong muốn đạt được điều gì sau những dự án nội dung này?
• Các thước đo: Những thước đo bạn đang theo dõi? Bạn có nhìn vào link, lượng truy cập và chuyển đổi? Gạch ra những mục tiêu cao hơn để những người xây dựng và biên tập nội dung có thể ra sức để đạt được các mục tiêu đề ra một cách hiệu quả.

Tạo lịch hàng tháng

Mỗi dự án nội dung có 1 hàng riêng, xếp thứ tự theo ngày xuất bản. Ngày chót và ngày xuất bản cần được điền theo thứ tự thời gian. Những cột còn lại cần được điền với các gợi ý sau:

• Tiêu đề/Mô tả: Tiêu đề của đoạn nội dung? Mô tả đoạn nội dung đó để người khác có thể hình dung văn cảnh và thông điệp chính.
• Tình trạng: Tình trạng hiện tại của dự án? Cột này có thể thiết lập theo màu sắc hoặt gắn nhãn với những danh mục khác nhau như "đang thực hiện","đang chờ" hoặc "đang biên tập" để tình trạng dự án có thể xác định dễ dàng.
• Loại nội dung: Nội dung đó thuộc thể loại gì: bài đăng blog, bài báo, video, bưu thiếp, trình chiếu, tờ rơi, v.v.. thông tin này rất quan trọng để hoạch định nguồn lực và xác định xu hướng và độ phổ biến nội dung.
• Người sản xuất/Nhà thiết kế: Ai phụ trách tạo ra nội dung đó? Người nào chịu trách nhiệm hoàn thành nội dung và quản lý toàn bộ dự án?
• Ai biên tập?: Ai là biên tập viên dự án? Biên tập viên thường là người cuối cùng nhìn thấy nội dung trước khi nó được phát đi. Người này có trách nhiệm kiểm tra kỹ những lỗi chính tả và lỗi ngữ pháp cũng như kiểm tra tính xác thực của nội dung.
• Khán giả mục tiêu: Đoạn nội dung này có phải dành cho khách hàng tiềm năng, khách hàng hiện tại hay một đối tượng khán giả khác? Đối tượng nào bạn đang nhắm đến? Điều này cần được xác định rõ ràng trước khi nội dung được phát đi.
• Kênh phát tin: Nội dung đó sẽ ở đâu? Các kênh mạng xã hội nào sẽ được dùng để chia sẻ nội dung? Hãy chắc chắn rằng kênh phát thông tin sẽ trùng khớp với nơi mà khán giả mục tiêu của bạn đang tham gia để có thể hiện diện tối đa.
• Xúc tiến: Các phương án xúc tiến nào sẽ được sử dụng để phát tán nội dung?  Nội dung này có thể được thúc đẩy bằng kênh marketing nào khác nữa? Nếu có nhiều cách thức marketing cho nội dung đó, nội dung của bạn sẽ có vòng đời dài hơn.
• Thẻ meta data:  Những thẻ/ từ khóa nào được kết hợp trong nội dung này? Hãy kiểm tra SEO  với nội dung này để có thể đạt được hiệu quả tối ưu tốt nhất. Nội dung bạn có thể được gọi là tốt nếu người ta không thể tìm thấy nó. Hãy bảo đảm nội dung của bạn được tối ưu không chỉ cho khán giả mà còn cho cả các công cụ tìm kiếm nữa.
• Thước đo:  Bạn dùng những thước đo nào để đo lường dự án nội dung này? Có những thước đo cơ sở nào? Những thước đo và đường cơ sở sẽ giúp bạn xác định được rằng nội dung của bạn đã thành công hay chưa.
• Ghi chú:  Có những hướng dẫn hay chú thích nào cụ thể xung quanh nội dung này? Có những thay đổi nào về tình trạng dự án? Hãy thêm một vài ghi chú đáng bổ sung vào cột.

Tùy biến lịch của bạn

Bạn cần nghiên cứu cách tùy biến lịch biên tập nội dung để phù hợp với nhu cầu cụ thể của tổ chức. Hãy xem xét những cột bổ sung sau đây:

• Liên kết ảnh:  Nếu dự án nội dung chủ yếu là văn bản, việc có một cột liên kết ảnh có thể giúp người đăng nội dung. Liên kết có thể dẫn đến một website hoặc một thư mục, hoặc một ảnh trong ổ chia sẻ của bạn.
• Cập nhật mạng xã hội:  Cột này cũng giống cột Xúc tiến, nhưng có thể là một mục bổ sung. Nếu bạn có dự định chia sẻ nội dung này trên các MXH, bạn có thể thêm các câu cập nhật trình trạng để tất cả những ai truy cập tài liệu này có thể dễ dàng sao chép

Tóm lại, có nhiều cách để áp dụng những gợi ý trên để tạo ra một lịch biên tập nội dung cho riêng bạn. Điều quan trọng là bạn sẽ giúp cho các dự án nội dung của bạn được tổ chức theo một trật tự dễ hiểu đối với đội của bạn và người quản lý toàn bội quy trình của bạn.
Việc sử dụng lịch biên tập cho các dự án marketing nội dung rất quan trọng trên nhiều phương diện. Nó không chỉ giúp nội dung của bạn được tổ chức theo trật tự, nó còn giúp bạn lưu trữ được tất cả những dự án nội dung đã qua, có thể tổng hợp và báo cáo dễ dàng, nhận ra những bước ngoặt và thành quả một cách nhanh chóng. Hơn nữa việc tổ chức dự án marketing nội dung có thể hỗ trợ bạn sau này khi tìm kiếm những dự án mới  bằng những ý tưởng được tái sử dụng và làm mới.